Cesta kariérneho postupu administratívneho asistenta: príležitosti k postupu

Cesta kariérneho postupu administratívneho asistenta

Profesijná dráha administratívneho asistenta sa môže uberať mnohými vzrušujúcimi smermi a na jej ceste môže dôjsť k mnohým zvratom. Táto variabilná kariérna cesta existuje čiastočne kvôli rozsiahlemu zoznamu zodpovedností administratívneho asistenta, ktorý môže zahŕňať čokoľvek a všetko.



Stačí sa napríklad pozrieť na to, čo Hovorí príručka Bureau of Labor Statistics Occupational Outlook Handbook Administratívni asistenti robia:

„Sekretári a administratívni asistenti vykonávajú rôzne administratívne a administratívne povinnosti, ktoré sú potrebné na efektívny chod organizácie. Na tvorbu tabuliek používajú počítačový softvér; spravovať databázy; a pripraviť prezentácie, správy a dokumenty. Môžu tiež rokovať s dodávateľmi, nakupovať spotrebný materiál a spravovať sklady alebo podnikové knižnice. Sekretári a administratívni asistenti tiež používajú videokonferencie, fax a ďalšie kancelárske vybavenie. Konkrétne pracovné povinnosti sa líšia podľa skúseností, pracovného zaradenia a špecializácie. “

Inými slovami,Administratívni asistenti robia trochu zo všetkého. Ako výsledok robiť všetko , väčšina administratívnych asistentov má šancu preskúmať všetko . Preto môže kariérny postup administratívneho asistenta vyzerať ako kľukatá cesta s mnohými rôznymi vetvami a vidlicami. Napríklad niektorí administratívni asistenti môžu zistiť, že majú radi rozpočtovanie a rozchádzajú sa v administratívnej ceste, aby sa venovali financiám.



Ambiciózni správcovia nikdy nebudú chýbať možnosti posunúť sa v rámci svojich tímov vyššie alebo dokonca prepnúť oddelenia a preskúmať nové role. Ak ste (alebo viete) jeden z týchto ambicióznych administratívnych asistentov, potom sa dozviete všetko o postupe v administratívnej oblasti preskúmaním tipov, stratégií a zdrojov uvedených nižšie.

Tipy a rady

Ciele administratívneho asistenta

Stanovte si SMART ciele.

Ak chcete vo svojej kariére napredovať, musíte si stanoviť ciele a najlepšie ciele sú SMART ciele. Stratégia SMART na stanovenie cieľov je široko používaná a široko akceptovaná vo všetkých odvetviach, pretože je efektívna. Stanovenie cieľov SMART pomáha zaistiť, aby boli vaše kroky v súlade s vašimi ambíciami.



Aby ste sa ubezpečili, že vaše ciele sú inteligentné, musíte ich navrhnúť tak, aby boli:

  • S pecifický
  • M uľahčiteľné
  • TO dosiahnuteľný
  • R slon
  • T citlivé na meno

Ak chcete využiť svoje administratívne skúsenosti na vybudovanie kariéry napríklad v plánovaní udalostí, potom by ste vzali tento široký cieľ a urobili z neho SMART.

  • Konkrétne: Staňte sa spolupracovníkom plánovača udalostí v marketingovom a komunikačnom oddelení vašej spoločnosti.
  • Merateľné: Môžete merať kroky, ktoré podniknete pri dosahovaní svojich cieľov. Môžete napríklad merať odoslané žiadosti a informačné a formálne pohovory, ktoré absolvujete.
  • Dosiahnuteľné: Mnoho ľudí v oddelení marketingu a komunikácie vás povzbudilo k tomu, aby ste sledovali otvorené pozície, a v súčasnom portfóliu máte najmenej 10 veľkých firemných akcií.
  • Relevantné: Pretože približne 50% svojho času trávite plánovaním udalostí, potom je tento cieľ určite relevantný pre vaše skúsenosti.
  • Časovo citlivé: Tím marketingu a komunikácie práve oznámil rozšírenie, ktoré bude zahŕňať zavedenie 3 nových plánovačov pridružených udalostí. Po zverejnení pozícií online sa tento cieľ stane časovo citlivým.

Vyskúšajte všetko.

Pretože administratívni asistenti robia trochu všetko, majú dostatok príležitostí na získanie mnohých zručností a preskúmanie širokého spektra záujmov. Ak chcete napredovať v kariérnom postupe administratívneho asistenta, vyskúšajte všetko. Keď vás niekto požiada o pomoc s novým projektom, vyskúšajte ho. Ak chcete niečo skutočne preskúmať, ponúknite pomoc. Čím viac budete vedieť a čím viac projektov do svojho životopisu môžete zahrnúť, tým viac budete pripravení napredovať.

Siete

Sieť.

Aspekt práce pomocného administratívneho pracovníka zahŕňa aj stretnutie s mnohými ľuďmi. Správcovia, ktorí sa chcú vo svojej kariére posunúť nahor alebo dokonca okolo, by sa mali pokúsiť vyťažiť maximum z každej organickej interakcie, ktorú majú v priebehu priemerného pracovného dňa. Niekoľko dnešných priateľských slov by mohlo znamenať, že jedného dňa budete ako prví počuť o otvorení pracovného miesta.

Požiadajte o väčšiu zodpovednosť.

Hľadajte ešte viac spôsobov, ako môžete pomôcť, najmä v oblastiach, v ktorých sa zaujímate o rozvoj alebo pokrok. (Pomáha tiež zvážiť, ktoré oblasti ponúkajú vašej spoločnosti najväčší úžitok.)

Zdokumentujte svoj pokrok a úspechy vo všetkom, čo prijmete, a potom svoje skúsenosti využite na splnenie svojich kariérnych cieľov.

V našom sprievodcovi žiadaním o zvýšenie platieb Kancelárska manažérka Megan odporúčaná „Vedie podrobný zoznam všetkého, čo robíš a za čo nesieš zodpovednosť. Ak ich jasne uvediete, pomôže vám to overiť si hodnotu. “ Vytiahnite tento zoznam, keď je čas povedať vedeniu, prečo ste pripravení na povýšenie.

Preskúmanie

Neustále sa snažiť zlepšovať.

Jedným z najlepších spôsobov, ako sa úspešne orientovať a postúpiť v administratívnej kariére, je jednoducho kultivovať a zdokonaľovať existujúce schopnosti a dosiahnuť svoj najvyšší potenciál. Môžete spolupracovať so svojím manažérom, ktorý vám pomôže presne určiť:

  • Oblasti zlepšenia
  • Oblasti, v ktorých už vynikáte a máte potenciál ich ovládnuť

Po určení týchto oblastí môžete so svojím manažérom vytvoriť plán osobného rozvoja, ktorý načrtne oblasti zamerania a konkrétne kroky, ktoré môžete podniknúť na zlepšenie a zdokonalenie svojich schopností.

Zdroje a nástroje

Medzinárodná asociácia administratívnych pracovníkov (IAAP) - Centrum kariérnych zdrojov

Medzinárodná asociácia administratívnych pracovníkov (IAAP) sa zasadzuje za každú osobu zamestnanú v administratívnej profesii. Organizácia poskytuje zdroje, ktoré pomáhajú odborníkom prehlbovať ich hodnotu pre ich spoločnosti a oblasť ako celok. Ich centrum kariérnych zdrojov predstavuje skvelú domácu základňu pre všetkých profesionálov orientujúcich sa na kariérnom postupe administratívneho asistenta. Medzi ich kariérne zdroje patria rady týkajúce sa všetkých aspektov kariérneho rozvoja, od budovania životopisu až po pohovor.

Udalosti administratívneho asistenta

Séria Office Ninjas Adminingling Events

Podľa domovská stránka série udalostí , „Oslavujúce udalosti OfficeNinjas“ vyzbrojujú Ninjas silou kolektívnej inteligencie prostredníctvom sietí s miestnymi správcami v živom prostredí, zatiaľ čo zdieľajú výzvy, brainstormujú nové nápady a vymieňajú riešenia. “

Tieto príležitostné networkingové akcie podporujú kariérny rozvoj spájaním správcov, ktorí si vymieňajú nápady a príbehy. Rozhovor na jednej z týchto udalostí by mohol viesť k vášmu ďalšiemu kariérnemu posunu.

Vzorové ciele a stratégie

Stanovenie stratégií

Cieľ: Prejsť z administratívneho asistenta na výkonného asistenta

Stratégia:

  • Využite svoje týždenné stretnutia s vedením kancelárie na vysokej úrovni a dozviete sa o súčasných nenaplnených potrebách.
  • Prevezmite iniciatívu a pracujte na riešení týchto potrieb v rámci svojich súčasných povinností. (Toto je obzvlášť dobrá stratégia, ak výkonný riaditeľ alebo manažér, s ktorým pracujete, ešte nemá výkonného asistenta. V takom prípade môžete začať preberať aspekty roly výkonného asistenta, keď budete pokračovať v plnení svojich súčasných povinností.)
  • Vyžiadajte si spätnú väzbu od výkonného orgánu a zistite, či je práca, ktorú robíte navyše, užitočná. Keď ste si istí, že ste preukázali nespochybniteľnú hodnotu, naplánujte si schôdzku. Diskutujte o svojich cieľoch a dozviete sa, čo ešte musíte urobiť, aby ste sa stali výkonným asistentom.

Cieľ: Prejsť z administratívneho asistenta na správcu kancelárie

Stratégia:

  • Nájdite si čas na sledovanie operácií v kancelárii.
    • Ak vaša spoločnosť už má kancelárskeho manažéra, sledujte, o čo sa človek na tejto pozícii stará.
    • Ak vo vašej spoločnosti chýba kancelársky manažér, všimnite si dôležité úlohy, ktoré by mohli spadnúť cez praskliny.
  • Ak vaša rola vyžaduje dostatočnú flexibilitu, začnite preberať niektoré zodpovednosti manažéra Office.
    • Ak vaša spoločnosť už má kancelárskeho manažéra, požiadajte osobu v tejto pozícii, či môžete pomôcť. Vysvetlite, že vás zaujíma, keď sa jedného dňa stanete Office Managerom, a zistite, či má súčasný Office Manager konkrétne kariérne ciele. Tým, že vám dá niekoľko úloh, ktoré vám pomôžu pri učení, súčasný manažér kancelárie by vám tiež mohol uvoľniť čas na sledovanie záujmov kariérneho rozvoja.
    • Ak vo vašej spoločnosti chýba kancelársky manažér, jednoducho začnite v oblastiach, ktoré vás najviac zaujímajú. Nezabudnite zdokumentovať ďalšie povinnosti, ktoré na seba beriete, a často sa kontrolujte sami u seba, aby ste sa uistili, že žiadna z vašich hlavných povinností neprepadá trhlinami.

Cieľ: Prejsť od administratívneho asistenta k špecialistovi na ľudské zdroje

Stratégia:

  • Určte oblasti svojej práce, ktoré sa výrazne prekrývajú s funkciami ľudských zdrojov.
  • Brainstormujte spôsoby, ako môžete vylepšiť tieto oblasti práce, a dokonca zvážte ďalšie povinnosti, ktoré by ste mohli vziať na seba, aby ste zvýšili percento času stráveného funkciami ľudských zdrojov.
  • Povedzte svojmu nadriadenému o svojich záujmoch a podeľte sa o nápady, ktoré ste brainstormovali. Uistite sa, že váš nadriadený schváli vaše plány a prejaví ochotu pomôcť zdokumentovať váš pokrok a úspechy v oblastiach ľudských zdrojov.
  • Usporiadajte informačné rozhovory so súčasným tímom ľudských zdrojov. Pred stretnutím si určte konkrétnu rolu, ktorú by ste chceli vykonávať. Počas stretnutia sa podeľte o to, čo ste robili vo svojej súčasnej role, a zistite, aké ďalšie skúsenosti by ste mohli pre vašu cieľovú pozíciu brať do úvahy.
  • Zostavte rady, ktoré ste dostali od oddelenia ľudských zdrojov a nadriadeného, ​​a vytvorte podrobný akčný plán, v ktorom dokončíte všetky odporúčané činnosti a použijete svoju cieľovú pozíciu pred ďalším ročným preskúmaním.

Máte skúsenosti s orientáciou v kariérnom postupe administratívneho asistenta? Radi by sme počuli, čo ste sa pri tom naučili. Podeľte sa o svoje vedomosti v komentároch nižšie.