Čo potrebujete vedieť o hierarchii pracovných pozícií pre správcov

Hierarchia pracovných pozícií pre správcov

Rozumiete hierarchii názvov pracovných miest pre administratívu?



Aj pre ľudí, ktorí pôsobia v administratívnej oblasti už roky, môže byť občas zložitá zložitá sieť pracovných pozícií, organizačných štruktúr a rôznych zodpovedností neprehľadná. Skúsení správcovia sa môžu pýtať, napríklad:

  • Aké rôzne veci zvyčajne robia správni úradníci a správni dozorní úradníci? (Dôstojníci zvyčajne riadia procesy, zatiaľ čo nadriadení riadia procesy, ale aj ostatní zamestnanci.)
  • Aký je rozdiel medzi Administratívny pracovník a kancelársky manažér ?
  • Je výkonný správca správcom na úrovni výkonného riaditeľa alebo niekým, kto spravuje výkonných pracovníkov? (Spravujú zvyčajne pre vedúcich pracovníkov.)

(- Nechajte si urobiť viac Asistencia - bezplatný týždenný bulletin číslo 1 určený pre asistentov asistentmi.)

Otázky pokračujú stále dokola. Záhadná schéma administratívnych názvov pracovných miest môže nakoniec viesť profesionálov k otázkam, kde ich vlastné tituly zapadajú do celkového kontextu. Podobná dilema by mohla spôsobiť hádanku hľadačom pracovných príležitostí, ktorí sa pýtajú, na ktoré administratívne názvy pracovných pozícií sa majú pri hľadaní svojej kariéry zamerať.



Zmätení z hierarchie názvov pracovných pozícií pre správcov

Poďme si objasniť hierarchiu názvov pracovných pozícií pre správcov! Tu je všetko, čo potrebujete vedieť, aby ste pochopili rôzne úrovne správcovských titulov a tiež interpretovali, čo tieto názvy znamenajú.

Poznámka predtým, ako začneme: Názvy pracovných pozícií, zodpovednosti a očakávania, ktoré uvádzame nižšie, sa môžu zobraziť na viacerých úrovniach. Napríklad Office Manager môže byť pozíciou na základnej úrovni v jednej spoločnosti a pozíciou na vysokej úrovni v inej spoločnosti, ktorá má náročnejšie kancelárske potreby. Ďalej upozorňujeme, že tento zoznam obsahuje veľa, ale určite nie všetkých, administratívnych pracovných pozícií, s ktorými sa stretnete.



Tituly administratívnej práce na základnej úrovni

Názvy pracovných pozícií pre administratívu na základnej úrovni

  • Koordinátor kancelárie
  • Vedúci kancelárie
  • Kancelársky pomocník
  • Vedúci kancelárie
  • Úradník
  • Asistent na recepcii
  • Úradník pre zadávanie údajov
  • Špecialista na zadávanie údajov
  • Koordinátor oddelenia
  • Administratívny koordinátor
  • asistent v administratíve
  • Asistent administratívnych služieb
  • Administratívna pomoc
  • Administratívny spolupracovník
  • Správca
  • Pomocný administratívny asistent
  • Správca udalostí
  • Recepčný
  • Spisovník
  • Osobný asistent

Pracovné povinnosti administrátora na základnej úrovni

Administrátori na základnej úrovni zvyčajne robia všetko. Možno budú mať jeden pomalý deň organizovania súborov a prípravy dokumentov a nasledujúci deň prídu do práce a nájdu doručenú poštu plnú rozmanitých požiadaviek zamestnancov po celej kancelárii.

Zamestnanci sa u svojich správcov domáhajú akejkoľvek podpory, ktorú kedykoľvek potrebujú. Ľudia na týchto pozíciách dokončujú všetky potrebné predmety v kancelárii, pomáhajú zamestnancom pri odvádzaní ich najlepšej práce a zabezpečujú čo najhladší chod kancelárie.

Každý administrátor základnej úrovne sa pravdepodobne ocitne:

  • Správa kancelárskej komunikácie - prevádzka telefónnych hovorov, e-mailov a tradičnej pošty v organizácii
  • Údržba kancelárskych služieb vrátane IT zdrojov a vybavenia (Patria sem technické otázky a požiadavky na služby.)
  • Spolupráca medzi oddeleniami pri plánovaní udalostí a iniciatív
  • Koordinácia cestovných plánov, tvorba cestovných poriadkov a dokončovanie rezervácií
  • Plánovanie a správa kalendárov
  • Údržba zoznamov kontaktov
  • Vedenie kancelárie registračný systém v poriadku
  • Zastupovanie záujmov kancelárie vo vzťahoch s externými spolupracovníkmi vrátane dodávateľov, konzultantov a klientov
  • Tvorba faktúr
  • Sledovanie a objednávanie kancelárskych potrieb
  • Poskytovanie kancelárske občerstvenie a ďalšie výhody
  • Poskytovanie potrebnej podpory riaditeľom, manažérom a vedúcim pracovníkom
  • Usporiadanie zdieľaných kancelárskych priestorov
  • Spracovanie prichádzajúcich a odchádzajúcich balíkov a pošty

Na správne zvládnutie tohto rozmanitého zoznamu zodpovedností sa od správcov základnej úrovne zvyčajne očakáva, že:

  • Rozpoznať a reagovať na potenciálne problémy
  • Prevezmite iniciatívu pri samostatnom a tvorivom riešení problémov (Aby boli administrátori základnej úrovne čo najefektívnejší, musia byť schopní prijímať rozhodnutia a riešiť problémy bez toho, aby vyžadovali vstup od kohokoľvek iného.)
  • Efektívne a s úctou komunikujte s internými a externými zainteresovanými stranami v rôznych formátoch
  • Strategicky riadiť čas
  • Vykonajte viac úloh naraz a rýchlo presuňte úlohy, aby ste splnili rôzne podradné povinnosti bez toho, aby niečo prepadlo trhlinám
  • Usporiadajte a spracujte informácie a zároveň sledujte fyzické položky a projekty, aby ste maximalizovali produktivitu
  • Zachovajte pokoj, keď sa niečo pokazí
  • Buďte neustále pohotoví a pripravení
  • Pamätajte si na kľúčové podrobnosti, pretože viac ľudí počas celého dňa podáva verbálne, ručne napísané alebo e-mailové žiadosti
  • Pracujte rýchlo, ale precízne

Názvy pracovných miest na strednej úrovni pre správu

Stredné úrovne administratívnych pracovných pozícií

  • asistent v administratíve
  • Vedúci kancelárie
  • Výkonný asistent
  • vedúci prevádzky
  • Správca administratívnych služieb
  • Správca administratívnej podpory
  • Špecialista na administratívnu podporu
  • Správca udalostí
  • Osobný asistent
  • Servisný administrátor
  • Cestovný koordinátor
  • Administratívny špecialista
  • Výkonný administratívny asistent
  • Výkonný tajomník
  • Obchodný riaditeľ
  • Obchodný administrátor
  • Manažér zariadení
  • Administratívny technik
  • Pomocný personál
  • Plánovač
  • Asistent jednotky

Pracovné povinnosti správcu na strednej úrovni

Rovnako ako administrátori základnej úrovne, aj administrátori strednej úrovne robia všetko. (Čo môžeme povedať; zdá sa, že je to charakteristický znak administratívnej oblasti.) Avšak na rozdiel od administrátori základnej úrovne, správcovia strednej úrovne zvyčajne robia o niečo menej, ale oveľa špecializovanejších úloh, ako je napríklad spracovanie miezd. Správcovia na strednej úrovni budú tiež bežne vyzývaní k účasti na veľkých firemných projektoch zameraných na poslanie vrátane iniciatív podnikovej kultúry, programov odmien zamestnancov a strategických rebrandingov.

Akonáhle sa správcovia presunú zo vstupnej úrovne na strednú úroveň, získajú dostatok skúseností na navrhovanie a implementáciu svojich vlastných politík na zlepšenie fungovania spoločnosti.

Každý správca na strednej úrovni sa pravdepodobne ocitne:

  • Implementácia kancelárskych politík a strategické vylepšenie existujúcich procesov
  • Rozvíjanie iniciatív týkajúcich sa firemnej kultúry a wellness zamestnancov
  • Implementácia kritických bezpečnostných postupov vrátane vypracovania evakuačných plánov, prevádzkovania cvičení a nastavenia bezpečnosti budovy
  • Vybavovanie miezd
  • Plánovanie vylepšenia dizajnu a usporiadania kancelárie
  • Prihlásenie a odhlásenie nových zamestnancov
  • Správa prevádzkových úloh vrátane vybavovania výhod za odmenu zamestnancov, parkovania a údržby budov
  • Priama pomoc vedúcim pracovníkom
  • Plánovanie udalostí a stretnutí
  • Koordinácia cesty
  • Plánovanie a správa kalendárov
  • Vytváranie správ a niekedy ich prezentácia
  • Dohľad nad ostatnými zamestnancami podpory kancelárie
  • Vedenie kníh a záznamov
  • Vlastní procesy fakturácie
  • Určovanie informačnej organizácie a architektúry spoločnosti
  • Pravidelné prepojenie s klientmi, predavačmi, správcami budov a zamestnancami
  • Realizácia veľkých kancelárskych projektov, ako sú renovácie, inštalácie a iniciatívy v oblasti kancelárskeho dizajnu
  • Správa rozpočtu a finančnej správy kancelárie, od spracovania výdavkov až po implementáciu procesov
  • Vyjednávanie a sledovanie zmlúv
  • Vypočutie (a riešenie problémov týkajúcich sa) sťažností
  • Riešenie konfliktov zamestnancov

Multitasking administratívny asistent

Na správne zvládnutie tohto rôznorodého zoznamu zodpovedností sa od správcov na strednej úrovni zvyčajne očakáva, že:

  • Nezávisle vyvíjajte životaschopné riešenia vzniknutých problémov
  • Využite všetko Obchodné praktiky zlepšiť a posilniť procesy
  • Myslite strategicky a poskytnite vedúcim pracovníkom solídne vedenie v obraze
  • Elegantne zvládnite tlak, aby ste zostali neustále spoľahlivým zdrojom pre správu
  • Stanovte priority v práci spôsobom, ktorý je v súlade s poslaním spoločnosti
  • Vždy buďte diskrétni a buďte dôveryhodným držiteľom dôverných informácií
  • Efektívne sprostredkujte správy rôznym publikám v rôznych formátoch
  • Vyjednávajte a vytvárajte siete, aby ste vytvorili výhodné a uspokojujúce spojenia
  • Využite emočnú inteligenciu na harmonickú a efektívnu spoluprácu s ostatnými
  • Použite analytické schopnosti na informovanie kľúčových obchodných rozhodnutí
  • Pochopte a interpretujte komplexné informácie súvisiace s abstraktnými (vzťahmi) aj technickými (riadenie zásob) úlohami kancelárie
  • Prispôsobte sa meniacim sa požiadavkám a povinnostiam
  • Veďte ostatných a delegujte úlohy
  • Sprievodca projektmi a pracovnými tokmi od začiatku do konca
  • Zachyťte detaily veľké aj malé
  • Počúvajte, povzbudzujte a občas poskytujte „terapiu“ na pracovisku

(- Nechajte si urobiť viac Asistencia - bezplatný týždenný bulletin číslo 1 určený pre asistentov asistentmi.)

Názvy pracovných miest na vysokej úrovni pre správu

Vysoký administratívny asistent

  • Vedúci kancelárie
  • Výkonný asistent
  • Hlavný výkonný asistent
  • Hlavný osobný asistent
  • Hlavný administratívny pracovník
  • Riaditeľ správy
  • Riaditeľ administratívnych služieb
  • Prevádzkový riaditeľ
  • Prevádzkový riaditeľ
  • Senior recepčný
  • Komunitný styk
  • Hlavný dôstojník šťastia
  • Hlavný ľudský dôstojník

Pracovné povinnosti správcu na vysokej úrovni

Rovnako ako ostatní správcovia, aj správcovia na vysokej úrovni to občas robia. V pozíciách na vysokej úrovni sa však zameranie, ktoré sme začali vidieť okolo strednej úrovne, ešte viac prehlbuje. Správcovia na vysokej úrovni zvyčajne trávia viac času prácou s konkrétnymi vedúcimi pracovníkmi alebo prácou na obchodných procesoch. Ostrieľaní správcovia strávia väčšinu času zabezpečením úspechu svojej oblasti zamerania a oveľa menej času venovaním sa postupným problémom, menším núdzovým situáciám a iným administratívnym úlohám malého rozsahu.

Každý správca na vysokej úrovni sa pravdepodobne ocitne:

  • Slúži ako hlavný spolupracovník v kancelárii
  • Byť jediným stykom medzi rôznymi kancelárskymi tímami počas vývoja a vykonávania celofiremných iniciatív, politík a procesov
  • Uľahčenie a dokonca vedenie nových obchodných iniciatív a strategických projektov
  • Poradenstvo zamerané na zlepšenie prevádzky a pracovných tokov pre celé oddelenia
  • Vykonávanie najrôznejších strategických funkcií ľudských zdrojov týkajúcich sa prijímania, udržania a rozvoja politiky zamestnancov
  • Riadenie ďalších vedúcich a manažérov oddelenia
  • Určenie, ako najlepšie využiť zdroje spoločnosti
  • Neustále informovanie zainteresovaných strán o dôležitých aktualizáciách a vývoji
  • Riadenie a vedenie celého tímu administratívnej podpory a často aj ďalších tímov
  • Stanovenie cieľov pre celú spoločnosť a jednotlivé tímy
  • Dohľad nad všetkými vecami súvisiacimi s každodennou prevádzkou
  • Sledovanie príležitostí na rozvoj podnikania
  • Udržiavanie kľúčových externých strategických obchodných vzťahov
  • Slúži vo funkcii druhého veliteľa pre kľúčových vedúcich pracovníkov a v rámci tejto funkcie preberá nespočetné množstvo zodpovedností

Na správne zvládnutie tohto rôznorodého zoznamu zodpovedností sa od správcov na strednej úrovni zvyčajne očakáva, že:

  • Mať roky skúseností a preukázané úspechy v administratívnej alebo riadiacej funkcii
  • Preukážte schopnosti strategického a kritického myslenia, ktoré sa vyrovnajú schopnostiam vedúcich pracovníkov, ktorým slúžia
  • Majte nadprirodzené oko pre detail; títo ľudia si pamätajú meno každého, všetky termíny a všetky dôležité body týkajúce sa politík a procesov
  • Komunikujte s kýmkoľvek a s každým, aby ste dosiahli výsledky
  • Manipulujte s ich časom, až sa zdá, že majú viac hodín za deň
  • Preukázať záväzok spoločnosti na úrovni investora k poslaniu spoločnosti
  • Mať talent na zlepšovanie procesov a riadenie pracovných tokov spôsobom, ktorý podporuje efektívnosť a dobrú vôľu
  • Buďte veľmi obľúbení a rešpektovaní zamestnancami všetkých úrovní a na všetkých oddeleniach
  • Prevezmite zodpovednosť za všetky výsledky, aj tie, ktoré sa priamo nedotýkajú každodennej práce

(- Nechajte si urobiť viac Asistencia - bezplatný týždenný bulletin číslo 1 určený pre asistentov asistentmi.)

Ak sa nachádzate v administratívnej oblasti (najmä ak prechádzate pracovnými miestami), sme si istí, že ste narazili na svoj spravodlivý podiel titulov administratívnych pracovných pozícií. Boli by sme radi, keby ste sa dozvedeli viac o administratívnej hierarchii pracovných pozícií. Dajte nám vedieť, ktoré tituly nám chýbali, a zdieľajte svoje štatistiky nižšie!

Špeciálna vďaka O * NET OnLine , sponzorovanú americkým ministerstvom práce, za vedenie úžasnej databázy informácií o zamestnaní.